Klant case industriële bakkerij Goedhart Kerkrade.

Verbetering van efficiency met behulp van digitalisering heeft nu volop aandacht. 

Door de pandemie zijn bepaalde trends in forse versnelling gebracht.

In de voedingsindustrie is het digitaliseren van lijstjes en audits niet langer een issue, het managen van de output, de opvolging en het continue verbeteren is van een andere orde. Hier biedt Taakmanager uitkomst. Vanuit de basis van de Deming cirkel (PDCA) en het continue verbeteren is het concept inmiddels bij diverse bedrijven in de voedingsindustrie bekend en niet meer weg te denken. 

In deze klantcase een praktijkvoorbeeld van Taakmanager bij een industriële bakkerij om het schoonmaakplan, controles, audits dagelijks en realtime inzichtelijk te hebben op ieder willekeurig device.  Het dashboard geeft overzichtelijk alle output weer.

We mochten de manager facilitaire zaken een paar vragen stellen over Taakmanager in de praktijk.

Wat was voor jullie de belangrijkste reden om met Taakmanager te starten?

We hebben een schoonmaakplan waarin alles op papier geregeld is en vast ligt. Er is volop informatie beschikbaar van controle rondes en audits maar dit waren losse Excel-bestanden, erg onoverzichtelijk. Eén over de gebruikte middelen, één over de methodieken en een ander over de planning.

“Met Excel altijd lijstjes uitprinten, invullen, controleren, aftekenen, opslaan en beheren, dit is veel werk”

We zagen door de bomen het bos niet meer. We zijn opzoek gegaan naar een manier om dat goed op orde te krijgen en uiteindelijk minder tijd er aan te moeten besteden.

In een grote industriële bakkerij is het een grote uitdaging het schoonmaakplan bij iedereen goed bekend te maken zodat bijvoorbeeld het schoonmaakteam weet wat er moet gebeuren, hoe het moet gebeuren, met welke middelen en dat ze uiteindelijk ook kunnen laten zien wanneer wat gebeurt is als bewijsvoering tijdens audits.

Wat heeft Taakmanager bijgedragen aan de oplossing van deze uitdaging?

Door het duidelijk invoeren van de planning, wie wat doet en de omschrijving van taken met daarbij alle benodigde informatie zoals documentatie over reinigingsmiddel, veiligheidsbladen en werkinstructie, komen er geen vragen meer over hoe iets gedaan moet worden. Als er iets veranderd dan is dat eenvoudig aan te passen zoals bijvoorbeeld een nieuwe versie van een productinformatieblad bij wisseling van bijvoorbeeld een desinfectiemiddel.

“We kunnen in Taakmanager foto’s nemen om het eindresultaat na schoonmaak vast te leggen of problemen die er zijn te melden met daarbij een foto”

Taakmanager voldoet aan Plan-Do-Check-Act (PDCA) cyclus, we plannen dus de schoonmaak, registreren de uitvoering, controleren de uitvoering en indien er afwijkingen zijn kunnen we dit weer corrigeren doormiddel van een ‘Ad-Hoc’ taak.

We zijn klein gestart met de schoonmaak, het schoonmaakplan van de productie zit in Taakmanager maar ook het deel facilitair, dagelijkse taken zoals toiletten en dergelijke.

Maar we gaan verder, we zijn gestart met diverse controles en checklijsten voor de teamleiders in het systeem te zetten. Ook hier zijn we dan af van losse lijstjes en kunnen we digitaliseren en verbeterprocessen in gang zetten.

Was het een tijdrovende klus om te kunnen starten?

We hadden nog geen actueel en kloppend schoonmaakplan dus zijn we vanaf nul begonnen.

Er waren wel lijsten maar geen echt plan, veel was bekend bij de schoonmaker maar was vaak niet (juist) vastgelegd. Taakmanager heeft ons geholpen alles netjes en overzichtelijk in kaart te brengen.

Wat levert het op?

Op dit moment draait het systeem en kan ik volstaan met 1 à 2 keer per week in te loggen en te kijken hoe alles loopt. Kijken wat er aan taken open staat, controleren wat er gedaan is en waar het nodig is om bij te sturen.

“We hebben echt minder tijd nodig om de registraties te doen”

Het onderhoud en beheer en de communicatie is heel eenvoudig. Taakmanager draait op Tablets, telefoons en op de PC.

Hoe ging de implementatie, de begeleiding bij opstarten?

Door corona is de gehele implementatie op afstand gedaan via Microsoft Teams, dit was voor geen van de partijen een probleem.

Gebruik je ook het Dashboard?

Alle informatie die je in het systeem stopt kun je er ook weer uit halen en overzichtelijk in beeld krijgen met het Taakmanager Dashboard, deze wordt zeer zeker gebruikt.

We zorgen ervoor dat de managementinformatie wordt aangereikt en we trachten iedere maandag het Dashboard met het MT door te nemen om te kijken wat er wel en niet gedaan is en waarom dat niet gedaan is. Meer controle en inzicht krijgen.

Heb je tijdens audits ook wat aan Taakmanager?

Tijdens de laatste audit de vraag kwam een controle vraag ‘Wat is er op die en die datum gebeurt op die specifieke afdeling?’

Vroeger ging je dan de mappen in duiken of zoeken in de Excel map, nu kun je met eenvoudig zoeken alle data inclusief corrigerende acties en verbeteringen op het scherm laten zien. Onze auditor was enthousiast en vond het er goed uit zien. Vooral goed om te horen dat het reinigingsplan in Taakmanager goed in elkaar zat en vooral actueel is.  Een mooie opsteker!

Contact

Heeft u na het lezen van deze klant case interesse neem dan vrijblijvend contact met ons op voor een demo geheel op afstand via een videogesprek.